SharePointbloggen

Tidigare när Facebook var hett pratades det mer om att SharePoint skulle bli företagets motsvarighet till Facebook. Facebook blev en symbol för sociala medier även kallat Social Computing. Vad som menas med Social Computing är verktyg som wikis, bloggar, mikrobloggar, sociala bokmärken, sociala aktiviteter, mjuka användarprofiler, communities, sociala nätverk etc.

Jag tror dock inte att det räcker med att utveckla SharePoint till en motsvarighet till Facebook. Sociala medier (Social Computing) har utvecklats sedan Facebook kom. Nu är bloggar hetare som sociala media, med utvecklingen av microbloggar som Twitter och Bloggy. Som bloggverktyg ligger SharePoint långt efter t.ex. bloggverktyget WordPress. Det har alltså hänt en hel del inom ”Social Computing” sedan nuvarande versionen av SharePoint släpptes, men den nya versionen av SharePoint, 2010 lovar man kommer vara betydligt bättre inom Sociala medier. Därför finns det chans för Enterprise 2.0 som det talats om att slå igenom.

Vad kan man få ut av Sociala medier på företaget?

I ett inlägg på Dataföreningen skriver Fredrik Stenbeck att man kan få ut följande av sociala medier:

• Ökat samarbete inom företaget som gör att uppgifter och utmaningar löses snabbare och med bättre resultat
• Ökad produktivitet då rätt kommunikationsmedel används för rätt uppgift
• Den största delen av företagets information blir sökbar och stannar i bolaget efter att medarbetare slutar (blir ej inlåst i mailboxen eller på en krashad hårddisk)
• Spontant deltagande i konversationer på ett ärligt och utvecklande sätt
• Företagsinformation hålls aktuell och uppdaterad med hjälp av medarbetarna
• Fånga upp idéer och tankar som bidrar till bland annat nya produkter
• Produkter kommer fram fortare och med större precision
• Medarbetare känner sig uppskattade
• Det intellektuella kapitalet i företaget stiger
• Ökad lojalitet
• Lockar nya medarbetare
• Informella sociala nätverk och communitys bildas. Icke-hierarkiska relationer skapas både inom och utom företaget

Många företag har startat interna bloggar där medarbetare och chefer berättar om sitt arbete. Jag tycker det är trevligt och bra men det riskerar att rinna ut i sanden om det inte finns en bakomliggande tanke och strategi. Här har många företag blivit tagna på sängen över att det finns en kommentarsfunktion där medarbetarna kan lägga in kommentarer. Företagen måste förstå att det inte fungerar att bara trycka ut information ner i halsen på de anställda. De anställda vill kommunicera och ha en dialog. Förstår man bara att en blogg inte är envägskommunikation så finns det möjlighet att bygga upp något bra tillsammans med de anställda. Fredrik Stenbeck avslutar med kloka ord: Detta handlar inte om att det är kul och att dagens ungdom kräver det, utan är ett måste att ta tag i om det inte är gjort. Genom att förankra konversationen i företaget så behåller, lockar, utvecklar och sprider företaget kompetensen och expertisen. Företagets produkter blir bättre och relationerna med kunder, partners och fans blir starkare och dessutom mer äkta.

Hur lyckas man med sociala medier på företaget?

Viktigt är att ha en strategi om vad man vill åstadkomma och hur öppet företaget ska vara. Sedan är det viktigt att ha riktlinjer för hur man i företaget kan öppet kommunicera och sprida information inom och utanför bolaget. I boken Social Computing With Microsoft Sharepoint 2007 finns många bra tips. Enligt Newsgator, som är ett företag som är specialister på Social Computing så behöver man dessa sex steg:

1. Identifiera problem och mål
2. Definiera användarfall för att lösa problem i affärsproceserna
3. Välj rätt teknik
4. Publicera ”Best practices” som man ska använda
5. Identifiera hinder för deltagande
6. Identifiera den önskvärda förändringen av företagskulturen

NewsGator har bl.a. upptäckt att företag som använder deras RSS server som applikation för social computing. På Lockheed Martin integrerade man NewsGators RSS motor med SharePoint och byggde en lösning som de kallade Unity. Sedan lade man till funktionalitet för bloggar, wikis med mera. Deras mål var att fånga upp kunskapen och expertis från sina anställda eftersom de hade upp till en fjärdedel per år som gick i pension.

Jacob Nielsen menar att för att lyckas med Enterprise 2.0 bör man:

• Undvika att presentera de nya verktygen som nya verktyg. Istället bör man dem bara integreras och smälta in i det existerande intranätet.
• Låt communityt hantera verktygen utan toppstyrning
• För att kunna integrera verktygen krävs organisation och kommunikation

Läs mer om Social Computing med SharePoint i boken:

Social Computing With Microsoft Sharepoint 2007

Implementing Applications for SharePoint to Enable Collaboration and Interaction in the Enterprise

av Brendon Schwartz, Matt Ranlett, Stacy Draper

Baksidestext på boken Social Computing with Microsoft SharePoint 2007
Social computing är en snabbt föränderlig teknik, och många begreppen växa
eller ändras år till år. Använd den här boken som en del av din forskning om hur du
kan komma att införa några sociala datorapplikationer, men använd dig också av
online forskning för att hålla dig uppdaterad om nya utvecklingar inom detta spännande område
av programvara. Även om sociala datorapplikationer kan programmeras
på någon plattform eller till och med på egen hand, har vi tagit ett unikt tillvägagångssätt att
hjälpa dig att förstå social computing landskapet inom SharePoint 2007.

Innehåll:
Ch. 1 Social Computing 1
Ch. 2 Building Effective Collaboration Sites 25
Ch. 3 Content Tagging 51
Ch. 4 Wikis 79
Ch. 5 Blogs 121
Ch. 6 RSS and Atom 163
Ch. 7 Social Networking 187
Ch. 8 Podcasting 215
Ch. 9 Mashups 247
Ch. 10 Presence and OCS/Live 277
Ch. 11 Interactive Experience, Video, and Communication 303
Ch. 12 Search 329
Appendix A Installation Instructions for SharePoint Solutions 361
Index 369

Product Details:
* ISBN: 047042138X
* ISBN-13: 9780470421383
* Format: Paperback, 378pp
* Publisher: Wiley, John & Sons, Incorporated
* Pub. Date: February 2009

Länkar:

Läs kapitel 1 från Social Computing with Microsoft SharePoint 2007: Implementing Applications for SharePoint to Enable Collaboration and Interaction in the Enterprise

8 Must Read Articles – Social Computing in the Enterprise

A Six-Step Roadmap to Ensure Successful Enterprise Social Computing Adoption

Wikipedia Social software

Implementing Enterprise 2.0

Socialt nätverkande ökar produktiviteten

Sluta tala om (sociala) medier

Sluta tala om medier newsdesk 2.0

Här är en kort video som på ett enkelt och mycket pedagogiskt sätt förklarar vad SharePoint är och vad det används till. Den är på engelska, men det är bra figurer som förklarar.

SharePoint in Plain English

Eller om du inte förstår videon:

What is SharePoint?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 is an integrated suite of server capabilities that can help improve organizational effectiveness by providing comprehensive content management and enterprise search, accelerating shared business processes, and facilitating information-sharing across boundaries for better business insight. Additionally, this collaboration and content management server provides IT professionals and developers with the platform and tools they need for server administration, application extensibility, and interoperability.

Vilket var lättast att förstå?

Möjlighet att skapa arbetsflöden i SharePoint med hjälp av Visio services

I den kommande versionen av SharePoint, SharePoint 2010 kommer det vara möjligt att skapa arbetsflöden med hjälp av Visio 2010 till skillnad från SharePoint 2007 där man skapade arbetsflöden med SharePoint designer eller med Visual studio. Excel hade sedan tidigare Excel services, men nu får Visio liknande funktionalitet med Visio services. Detta innebär att man som skapare av flödesbeskrivningar inte behöver publicera varje förändring eftersom Visio services genomför datauppdateringen och servern levererar de uppdaterade diagrammen automatiskt. Man kommer även att kunna rita upp arbetsflöden i Visio som man sedan kan importera i SharePoint designer som man sedan kan använda i SharePoint. Man kommer att kunna visa Visiofiler i SharePoint, vilket tidigare krävt installation av Visio viewer.  I praktiken får man en Visio Viewer som mer funktionell där man kan zooma in och ut och direktuppdatering av diagram som har datakopplingar, där data ligger i SQL servern – en Visio Viewer på steroider.

Visio 2010 har en ny mall som heter Microsoft SharePoint Workflow. Om man använder denna mall kan man rita upp sina arbetsflöden i Visio 2010 och sedan exportera dessa. Sedan kan arbetsflödena importeras i SharePoint Designer 2010 och troligen Visual Studio 2010. Man kommer troligtvis också att kunna exportera arbetsflöden från SharePoint designer 2010 för att importera dessa i Visio 2010 för att bättre kunna visualisera sina arbetsflöden.

Jag tycker detta låter mycket lovande. Jag har använt Visio en del för att mappa företags processer och SharePoint designer för att skapa arbetsflöden. Om man kan både beskriva enkla processer och utifrån processbeskrivningen man gör i Visio skapa arbetsflöden tror jag att arbetsflöden i SharePoint kommer att bli en riktig hit som kommer slå igenom. Redan är arbetsflöden en hörnpelare i SharePoint, men för många företag är det en tröskel att ta sig över att börja tänka i arbetsflöden och införa arbetsflöden eftersom man ”måste” använda SharePoint designer eller ännu svårare, Visual studio. Kommer man inte igång att utnyttja arbetsflöden i SharePoint är det som att bara använda ettans och tvåans växel på bilen. Om man med hjälp av Viso kan visualisera sina processer och flöden – som man sedan exporterar till SharePoint så tror jag det har en stor potential att få upp medvetenheten om hur SharePoint egentligen ska användas för att stödja processerna genom att sätta upp arbetsflöden.

Länkar:

Visio Services in SharePoint 2010 @ WPC

Visio 2010 Technical Preview Released

SharePoint 2010 Overview video.

Creating SharePoint 2010 workflows with Visio 2010

Visio 2010 SharePoint Workflows

IDG skriver att senaste versionen av innehållssystemet Alfresco låter Microsoft Office-användare spara direkt till systemet som om det vore en Microsoft Sharepoint Portal Server. Senaste versionen som är 3.1 sägs ha samma funktioner som Documentum och Filenet. Alfresco 3.1 har även fått förbättrat stöd för de protokoll som används i Microsofts Sharepoint Portal Server. Kunder som vill komma igång snabbt har möjlighet att prenumerera på tjänsten i form av en molntjänst där Red Hat ligger i botten, informationen lagras i databasen Ingres och Alfresco ligger överst.
Alfresco är öppen källkod och kan fritt laddas ned från projektets hemsida.

- Kunderna accepterar inte längre skyhöga licenskostnader och att bli låst till en enskild leverantör. Vi har skapat en flexibel produkt som klarar dagens ständigt ökande krav, men till en bråkdel av priset hos våra konkurrenter. Därför ser vi stora möjligheter att ta betydande marknadsandelar från de proprietära jättarna, säger John Powell, VD på Alfresco.

Vilka fördelar har Alfresco jämfört med SharePoint förutom att det är gratis? En sak som är säker är att du kommer igång lättare med Alfresco eftersom du bara installerar det som ett vanligt program. Med SharePoint måste du förs installera komponenter som .NET framework, SQL server databas och sedan själva SharePoint installationen innan du är igång. Med Ingres-Alfresco bundle är det bara att dubbelklicka på installationsfilen och sedan installeras Alfresco på maskinen.

Länkar:

Blogg om Alfresco på SGU: Alfresco anteckningar

Getting started with Alfresco Share for Labs 3

Uppstickaren som tar sikte på Sharepoint

Vad är Sharepoint?

• Används för att skapa gemensamma arbetsytor, intranät, extranät med stöd för fildelning.
• Ger extra funktioner till Microsoft Office

Vad använder man Sharepoint till?

• Förenkla samarbete tex. delade arbetsytor för samarbete, planering och schemaläggning
• Dela filerna på intranätet istället för tunga bilagor via e-post
• Senaste version alltid tillgänglig, med dokumentstyrning och historik

Hur använder man Sharepoint?

• Hantering av dokumentversioner med dokumenten på ett ställe vet du alltid vart den senaste versionen finns, och du slipper att leta.
• Anpassa Sharepoint efter dina önskemål
• Sökfunktion för att hitta dokument