SharePoint för dokumentstyrning av verksamhetssystem
SharePoint passar bra för att använda för att lägga upp ett verksamhetssystem i för ett företag där man har krav på dokumentstyrning från kvalitetsstandarder och miljöstandarder som ISO 9001 och ISO 14001. Enkelheten i SharePoint gör att man lätt kan anpassa det efter det egna företagets processer och därmed sprida förståelse för organisationens processer.
Utnyttja och anpassa SharePoints arbetsflöden för dina processer
SharePoint är inte bara ett verktyg för dokumentstyrning som uppfyller kraven i ISO standarden, utan rätt användt är det ett bra verktyg för att hantera och ge stöd till organisationens processer. SharePoint ger dig stora möjligheter att effektivisera särskilt administrativa processer genom att lägga upp arbetsflöden som stödjer processerna.
Arbetsflöden använder man lämpligast för manuella repetitiva processer som är standardiserade och har regler för att utföras på ett viss sätt som t.ex. godkännande av utgifter eller liknande ofta administrativa proceser
SharePoint server 2007 har en del inbyggda arbetsflöden vilket SharePoint Services inte har. Det är dock enkelt att skapa egna arbetsflöden med SharePoint designer. Jag kommer skriva mer om SharePoint designer och arbetsflöden i senare inlägg. Vill man skapa arbetsflöden från grunden är det bättre att använda Visual Studio. Fördelen med dessa arbetsflöden är att man kan återanvända dem över hela SharePoint vilket inte är möjligt med arbetsflöden som man skapat i SharePoint designer, som endast går att använda på ett ställe te.x. dokumentbibliotek.
Identifiera vilka processer som kan skapas arbetsflöden till
Ett automatiserat arbetsflöde har potential att eliminera arbetsintensiva manuella processer i organisationen och därmed höja produktiviteten. Exempel på processer som kan automatiseras med arbetsflöden är t.ex. godkännande proceduren av dokument, ansökan om att göra en tjänsteresa, ledighetsansökan, investeringsansökan.
Arbetsflöden i SharePoint kan vara så enkla som att arbetsflödet triggas att skicka ett mejl så fort som ett dokument läggs in i ett dokumentbibliotek eller så komplexa att de intragerar med system som SAP.
Innan du sätter upp arbetsflöden behöver du utvärdera lämpliga processer som kandidater för att skapa arbetsflöden till. Här är best practise att anlita en konsult med kunskap och vana av processkartläggning och utvärdering av processer. Om man automatiserar en dåligt fungerande process har man inte vunnit något utan bara cementerat ett ineffektivt arbetssätt. Ett varningstecken är att om diskussionerna om processerna främst handlar om hur arbetsflöden ska se ut har man hamnat fel, eftersom det är inte arbetsflöden som ska vara i fokus utan att först göra processen så ”lean” som möjligt och sedan kan man automatisera den med ett arbetsflöde. Best practise är att först ha kartlagt och dokumenterat processen så bra som möjligt innan det skapas en elektroniskt version av processen i form av ett arbetsflöde.